Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Содержание
  1. Пошаговые инструкции делопроизводства с нуля в 2019 году – кадровое, для секретаря, госслужащим
  2. Общие положения
  3. Что это такое
  4. На кого распространяется
  5. Чем регулируется
  6. Необходимые действия
  7. Составляем план
  8. Изучение Устава
  9. Какие должны быть документы
  10. Разработка трудового договора
  11. Оформление должностей
  12. Важные нюансы
  13. ➤ Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019
  14. Кадровый документооборот
  15. Организационные кадровые документы
  16. Распорядительные кадровые документы
  17. Информационно-справочные документы
  18. Кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2019
  19. Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019
  20. Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании
  21. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019
  22. Особенности кадрового делопроизводства
  23. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019
  24. Пошаговая инструкция для кадрового делопроизводства с нуля
  25. Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП
  26. Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля
  27. Делопроизводство секретаря с нуля пошаговые инструкции 2019
  28. Кадровое делопроизводство с нуля в 2019 году – пошаговая инструкция, обучение, курсы, организация
  29. Главные аспекты
  30. Что нужно знать
  31. С какой целью осуществляется
  32. Действующие нормативы
  33. Кадровое делопроизводство – пошаговая инструкция 2019
  34. Ведение кадрового делопроизводства с нуля
  35. Пошаговые инструкции

Пошаговые инструкции делопроизводства с нуля в 2019 году – кадровое, для секретаря, госслужащим

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Делопроизводство — важная часть деятельности любой организации.

Для того, чтобы вся система компании правильно функционировала на протяжении длительного времени без каких-либо сбоев, необходимо грамотно выстроить кадровое делопроизводство.

Как запустить делопроизводство в 2019 году с нуля по пошаговой инструкции для секретаря, госслужащего и так далее и какие есть тонкости для частных компаний и государственных организаций?

Общие положения

Любой человек, прямо или косвенно связанный с какими-либо организациями, должен знать как минимум значение слов «делопроизводство» и «документооборот», а также понимать, как работает такая система, на чём она держится и как правильно с ней работать, чтобы максимально экономить ресурсы компании, а также время и силы личности самого работника.

Что это такое

Делопроизводство помогает организации правильно функционировать за счёт упорядоченности и грамотного оформления всех внутренних и внешних документов – это очень важно с юридической точки зрения.

Хорошо продуманный и систематизированный документооборот обезопасит компанию от лишних претензий и умышленного мошенничества, ведь все бумаги будут чёткими и правильно оформленными без возможности придраться или воспользоваться неточной формулировкой.

Если попробовать составить чёткое и строгое определение, то получится подобный вариант – «Делопроизводство – это часть деятельности некоторой компании, которая распространяется на приём, заверение, оформление и создание официальных документов от имени данной организации на постоянной основе».

На кого распространяется

Вне зависимости от вида, направленности или чего-либо ещё, делопроизводство в любом случае должно быть у любой организации, в которой работает больше одного человека.

Крупные компании кладут ответственность за документооборот на специально обученных работников – секретарей, которые занимаются только этой работой.

Организациям поменьше приходится возлагать ответственность за приём и оформление бумаг на стажёров или новичков – у таких компаний бумажной работы меньше, чем у крупных, и они могут позволить себе распределять такой труд между специалистами совсем в других сферах.

Чем регулируется

Законодательная база частных организаций относительно невелика и ограничивается парой нормативных актов и постановлениями Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

В федеральных организациях исполнительной власти законодательство устроено на порядок строже, поэтому документов, регулирующих их, несколько больше.

Например, основными сборниками и органами являются Федеральное архивное агентство, Правительство Российской Федерации, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, а также множество других, но уже единичных, упоминаний и в других актах.

Необходимые действия

После полного понимания теоретической части можно смело приступать к изучению и последующему выполнению пошаговой инструкции. Что же необходимо сделать, чтобы запустить хорошую и долговечную систему внешнего и внутреннего делопроизводства в 2019 году с нуля по пошаговой инструкции для госслужащего или секретаря в собственной организации её директору или управляющему?

Составляем план

Начинать устройство делопроизводства в конкретной организации следует с составления плана и принятия чёткой инструкции, по которой будут в дальнейшем действовать сотрудники компании.

В организациях, имеющих несколько филиалов, часто предпринимаются решения оформить один основной образец, а затем адаптировать его под каждую точку с учётом особенностей помещения, желания и возможностей владельцев и расположения.

Разработкой документа и контролем его выполнения заведует отдел кадров. Для того, чтобы внутренний нормативный акт компании вступил в силу, необходимо, чтобы его подписал управляющий, владелец или директор организации.

Чтобы следовать ему были обязаны все работники компании, понадобится также дополнительный пакет документов, официально закрепляющий все стороны отношений работодателя и сотрудника.

Изучение Устава

Любые документы и правовые акты, которые составляются сотрудником от имени компании, как правило имеют в основе Устав организации и обязаны соответствовать или, как минимум, не противоречить ему. Устав есть у любой компании.

Пример устава организации можно скачать тут.

Он представляет собой основной учредительный документ, в котором хранится информация об обязанностях работодателя и сотрудника, все стороны их взаимодействия.

Именно поэтому перед составление инструкции необходимо освежить память – заново познакомиться с Уставом организации. При наличии противоречий бумага просто не вступит в силу.

Какие должны быть документы

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что у любой организации для законного и грамотного существования и ведения деятельности обязательно должны быть такие документы, как:

  • Устав;
  • инструкция о защите личной информации (персональных данных) сотрудников организации;
  • график сменности;
  • положение об охране труда;
  • правила распорядка труда;
  • документы о нормировании деятельности.

Без этого пакета бумаг нет смысла не то, что думать о упорядочивании делопроизводства – вообще о длительном существовании компании и её официальной регистрации можно забыть.

Разработка трудового договора

Следующим этапом становится оформление трудового договора – это несколько более строгая вариация Устава, лишённая некоторых абстрактных данных, зато имеющая значительно больший юридический вес.

Трудовой договор – достаточно строгий и шаблонный документ, для его оформления не нужно ничего придумывать – стоит просто заполнить одну из многочисленных форм. Оптимальнее всего – просто распечатать этот файл на обычном принтере и заполнить его чёрной гелевой ручкой.

Оформление должностей

Кадровому делопроизводству обычно нельзя выучиться в каких-либо средне-специальных или даже высших учебных заведениях.

Конечно, предпочтительнее всего на работу кадровиком возьмут человека с высшим образованием, в идеале связанным с юриспруденцией, законодательством, законоведением и тому подобными специальностями. Также часто с удовольствием на такую работу берут выпускников гуманитарных высших учебных заведений.

Меньше всего шансов быть принятыми на такую работу у людей со средним специальным или сугубо техническим/математическим образованием. Однако не стоит отчаиваться – дополнительное обучение все равно проходит на специальных курсах, поэтому при желании можно оформиться на должность кадровика с любым образованием.

: объект и предмет

Важные нюансы

Самой спорной и неоднозначной категорией в кадровом делопроизводстве бесспорно является ведение делопроизводства у индивидуальных предпринимателей.

По закону, они имеют право нанимать до одной сотни сотрудников, а значит для них документооборот внутри их небольшой импровизированной организации так же важен, как и в настоящих, больших крупных компаний вроде «ООО» или «ОАО» и «ЗАО».

Даже если на некоторое юридическое лицо, зарегистрированное как индивидуальный предприниматель, работает всего один сотрудник, с точки рения законодательства всё равно должно вестись делопроизводство и документооборот, даже если никакого оборота бумаг практически не будет.

Не стоит пренебрегать этим законом, ведь трудовая инспекция в любой момент может прийти без предупреждения и потребовать соответствующие бумаги.

На индивидуальных предпринимателей действуют всё те же законодательные нормы, что и на крупные организации, поэтому им, так же, как и компаниям, необходимо внимательно изучать законодательство и все существующие официальные документы, связанные с документооборотом, прежде, чем начинать ведение какого-либо учёта.

Основные законы о кадровом делопроизводстве были приняты достаточно давно и за несколько лет они уже успели спокойно устояться и «прижиться» в государстве.

Ждать каких-то неожиданных резких изменений или кардинально меняющих всю картину дополнений не стоит – к этому нет ни малейших предпосылок. Это не значит, что следует прекратить проверять информацию и свежие актуальные законодательные акты, но и излишне переживать по этому поводу так же не стоит.

Источник: https://juristhere.ru/poshagovye-instrukcii-deloproizvodstva-s-nulja/

➤ Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Используйте удобную пошаговую инструкцию, чтобы быстро и без ошибок вести кадровое делопроизводство в компании. В статье — все необходимые образцы документов.

Скачайте полезные документы:

Кадровый документооборот

Кадровое делопроизводство с нуля можно организовать и составить только после того, как получите представление о составе документов, которые участвуют в документообороте кадровой службы. Их можно отнести к одному из трех видов:

  • организационные
  • распорядительные
  • информационно-справочные

Организационные кадровые документы

К организационным кадровым документам относят локальные нормативные акты работодателя, которыми регулируются трудовые взаимоотношения с работниками предприятия. Основным законом, действующим в области трудовых взаимоотношений.

является Трудовой кодекс РФ. Локальными актами учитывают специфику конкретного предприятия.

Основное требование, предъявляемое к локальным нормативным актам — устанавливаемые ими нормы не должны ухудшать положения работников по сравнению с теми, что установлены ТК РФ. 

Документы, которые относят к организационным:

  • коллективный договор
  • правила, которыми устанавливаются внутренний трудовой распорядок и внутренние коммуникации
  • штатное расписание
  • график отпусков
  • положения, которыми регулируются вопросы оплаты труда, премирования, обработки персональных данных, кадрового делопроизводства, допуска к коммерческой тайне
  • инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и т.д.

Эксперты журнала «Справочник секретаря» подробно расскажут, как оформить организационные документы по новому ГОСТу 

Организации, которые относятся к микропредприятиям, могут не оформлять локальные нормативные акты, поскольку их основные положения оговариваются текстом типового трудового договора. 

Распорядительные кадровые документы

Это те документы, которые издает работодатель для передачи определенных распоряжений персоналу организации.

Документы, которые относят к распорядительным:

  • приказы и распоряжения, касающиеся работы с кадрами — о приеме на работу и увольнении, переводе, дисциплинарных взысканиях и награждениях и пр.;
  • документы по кадровому учету — личные дела и карточки работников. 

Государственные и муниципальные организации и учреждения ведут кадровый документооборот с использованием унифицированных форм, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.

2015 № 52н и актами иных органов федеральной исполнительной власти.

Для оформления распорядительных документов коммерческая организация также может пользоваться унифицированными формами, но, при необходимости, организация сама может разработать собственные формы. 

Валентина Андреева, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП подробно расскажет об основах кадрового делопроизводства.

Смотрите учебные видеокурс «Кадровое делопроизводство» 

Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы используют как для передачи информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных, эти документы могут не требовать исполнения. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Информационно-справочные документы подразделяют на три группы. 

Документы, которые относят к информационно-справочным:

  • входящая документация
  • исходящая документация
  • внутренняя документация 

Входящая информационно-справочная документация это:

  • распоряжения и указания, направляемые вышестоящими организациями;
  • отчетность, письма и иная служебная корреспонденция от подчиненных организаций, подразделений и филиалов;
  • корреспонденция, поступающая от иных организаций и предприятий;
  • письма, заявки, жалобы, обращения и предложения, поступающие от физических лиц.

Исходящая информационно-справочная документация это:

  • подготовленные в организации ответы на письма, запросы и обращения;
  • инициативные и информационные письма, предложения, заявки, договоры, акты, обзоры, справки и пр.

Внутренняя информационно-справочная документация это:

  • служебные, объяснительные и докладные записки, пояснения, инициативные предложения, акты и пр.
  • иная внутренняя документация — отчеты, протоколы, планы и пр.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно регистрировать документы, поступившие в кадровую службу 

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать образец

Кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство ведется с того момента, когда на предприятии появляется первый наемный работник. Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 потребуются только после того, как приказом руководителя будет назначено лицо, ответственное за эту часть деятельности организации. Обычно, это кадровик или секретарь. 

Если во вновь созданной компании приказом вас назначили ответственным за кадровое делопроизводство, используйте наш пошаговый алгоритм

Шаг 1. Изучите нормативные и информационные документы, касающиеся организации кадрового учета на предприятии. Основной закон, которым регламентируют кадровый документооборот — Трудовой кодекс РФ. Также ознакомьтесь со следующими нормативными актами:

  1. Постановлением Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1

В нем представлены те унифицированные формы первичных документов, которые используются в кадровом учете. Их можно использовать как образец, если на предприятии будут использоваться самостоятельно разработанные бланки кадровых учетных документов.

Существенно облегчить и упростить работу по кадровому делопроизводству помогут специализированные программы, которые позволят автоматизировать разработку и учет кадровых документов.

Но внедрение таких программ в организации не исключает необходимость написания инструкции по кадровому делопроизводству.

Эксперты журнала «Справочник секретаря», расскажут, какие факторы учитывать при автоматизации делопроизводства в крупной компании

★ Чтобы поддерживать законодательную базу в актуальном состоянии, приобретите доступ к специализированным базам данных. В этом случае обо всех обновлениях вы сможете узнавать в режиме реального времени. 

Шаг 2. Изучите уставные документы организации в части порядка оформления на работу ее руководителя. В отношении этой должности действует отдельный регламент, который описывается в уставных документах. Трудовые отношения со всеми другими наемными работниками регламентируются Трудовым кодексом. 

Шаг 3. Оформите прием на работу руководителя. Он несет единоличную ответственность за текущую деятельность предприятия, на него возложена функция оперативного управления.

Поэтому все последующие кадровые решения оформляют за его подписью или подписью лица, уполномоченного на это руководителем. Приказ о приеме на работу руководителя — первый распорядительный документ, регистрируемый в кадровом учете.

Все последующие приказы имеют последовательную нумерацию и регистрируются в хронологическом порядке.

Шаг 4. Определитесь, какие организационные документы потребуется разработать в первую очередь. Если документирование управленческой деятельности поручено секретарю, сначала нужно будет разработать:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка;
  2. Положение об оплате труда;
  3. Положение о персональных данных;
  4. Инструкция по делопроизводству;
  5. Штатное расписание.

Шаг 5. Разработайте шаблоны и бланки:

  • трудовых договоров
  • личных карточек сотрудников
  • приказов и распоряжений
  • исходящих писем и пр. 

Все шаблоны и бланки, которые будут использоваться в кадровом документообороте организации, оформите как приложение к инструкции по делопроизводству или положению по кадровому документообороту и утвердите руководителем. В этом регламенте пропишите порядок документирования всех кадровых процедур, а также порядок прохождения кадровых документов внутри организации. 

Инструкция по делопроизводству

Скачать документ

Шаг 6. Оформите книги учета и журналы:

  • движения трудовых книжек;
  • бланков трудовых книжек;
  • регистрации приказов;
  • проверок контролирующими органами;
  • проведения инструктажей по охране труда и технике безопасности.

Шаг 7. Издайте приказ о назначении лица, ответственного за оформление, ведение и хранение трудовых книжек. Подготовьте специально оборудованное место, где будут храниться бланки и вкладыши, а также сами трудовые книжки.

Отдельное место, доступ к которому будет ограничен, выделите для хранения личных дел работников, содержащих персональные данные. 

Шаг 8. Оформите прием на работу сотрудников. При подписании трудовых договоров с ними, знакомьте их с локальными актами, касающихся их трудовой деятельности. Приказы о приеме на работу составляйте на основании подписанных обеими сторонами трудовых договоров. Основанием для внесения записи о приеме в трудовую книжку является соответствующий приказ. 

Шаг 9. Проверьте, какие отчеты по кадровому составу и в какие сроки нужно будет представлять в Пенсионный фонд, налоговую инспекцию и органы Госстатистики. Подробно об этом читайте в «Системе Кадры». 

Итог:Используйте предлагаемый порядок ведения делопроизводства с нуля, пошаговые инструкции 2019, чтобы быстро и правильно организовать процесс создания и учета кадровых документов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211302-kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-19-m3

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками.

Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.

Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Кадровое делопроизводство 2019 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.

Интересное:  Регистрировать дачный дом как жилой или нежилой

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя — главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Особенности кадрового делопроизводства

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Пошаговая инструкция для кадрового делопроизводства с нуля

Тем не менее благодаря многолетней практике ведения подобной деятельности выработался определенный негласный набор правил и последовательность действий, которые и легли в основу пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству. Ее можно смело применять в практической деятельности, избежав тем самым неточностей и ошибок.

Кадровое делопроизводство с нуля— пошаговые инструкции 2016 года, приведенные в нашей статье, помогут грамотно организовать этот процесс на предприятии. Ниже исчерпывающе описаны всех стадии работы с сотрудником: прием, перевод в другой отдел, повышение в должности, изменение оклада, наказание, поощрение, взыскание, увольнение.

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера. Это происходит потому, что ООО по сути является работодателем по отношению к единственному участнику.

  1. Обустроить свое рабочее место – иметь в наличии тексты всех необходимых нормативных актов со всеми поправками, образцы бланков и заполнения документов, а также кадровую программу. Последняя может быть как отдельной и полнофункциональной, так и частью общей системы управления предприятием (например, ERP), а также узкофункциональной (наименее предпочтительна, поскольку позволяет автоматизировано реализовывать только одну функцию).
  2. Изучить все учредительные документы – это необходимо для того, чтобы кадровая отчетность не противоречила им. Особое внимание следует уделить уставу компании, поскольку зачастую там прописывается вся необходимая информация о приеме на работу генерального директора и представителей топ менеджмента.
  3. Оформить директора на работу – в документах нужно указать дату начала его работы, а также сведения о полномочиях, обязанностях и заработной плате.
  4. Составить список документов, которые будут необходимы (как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения повышения эффективности работы) для того, чтобы обеспечить грамотное ведение кадрового дела.
  5. Составить все документы в соответствии со списком. Важно понимать, что на этом этапе необходимо учитывать требования генерального директора документации.
  6. Определить сотрудника, который будет вести трудовые книжки – для этого необходимо издать соответствующий приказ.
  7. Устроить персонал на работу – для этого потребуется оформить целый ряд документов (от трудовых книжек и приказов о приеме на работу до личных карточек и трудовых договоров).
  8. Обеспечить выполнение всех операций, связанных с кадровым делопроизводством в процессе функционирования компании – это ведение табеля учета рабочего времени, оформление отпусков и больничных, обеспечение взысканий или поощрений и т. п.

Интересное:  Больничный лист с 1 июля 2019 какая оплата

Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля

Довольно часто перед начинающим кадровиком стоит нелегкая задача – организовать кадровое делопроизводство. Для того чтобы облегчить этот процесс нужно воспользоваться приведенным ниже пошаговым руководством. Оно не только объяснит с чего лучше начать, но и поможет набраться опыта.

Справочную литературу по данной тематике можно найти, воспользовавшись электронной библиотекой «Пакет Кадровика».

Здесь не только собраны образцы всех необходимых документов и бланков, но и приведены примеры их заполнения.

Авторы этого пошагового руководства в доступной форме описали процессы всех кадровых операций и представили дополнительный материал в виде тематических книг и консультационных справок.

Делопроизводство секретаря с нуля пошаговые инструкции 2019

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

26 Июн 2018      glavurist         175      

Источник: https://mainurist.ru/bankrotstvo-predpriyatiya/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovye-instruktsii-2018

Кадровое делопроизводство с нуля в 2019 году – пошаговая инструкция, обучение, курсы, организация

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.

Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.

Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.

Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно вашу проблему. Задайте вопрос через форму (внизу), и наши специалисты оперативно подготовят оптимальные варианты решения вашей проблемы и перезвонят вам в день подачи заявки. Это бесплатно!

Главные аспекты

Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.

В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением трудовых книжек и приказами об увольнении, принятии на работу кадровый учет не ограничивается.

Существует множество дополнительных факторов, моментов — разобраться с которыми нужно будет обязательно предварительно.

Процесс кадрового делопроизводства должен осуществляться вне зависимости от штата работников.

Даже если имеет место только лишь индивидуальный предприниматель с одним наемным работников — таковое производство необходимо осуществлять.

Но в то же время тщательный контроль специальными государственными органами обычно осуществляется только лишь за крупными компаниями. Штат которых составляет более 250 человек.

Что нужно знать

Под документооборотом подразумевается процесс организации оформления документов, связанных с кадровой деятельностью.

В первую очередь это касается составления форм №Т2, а также заполнения трудовых книжек, оформления трудовых договоров.

Существует множество различных тонкостей, нюансов, связанных с отражением соответствующей информации в документах. Все нормативы обозначаются именно в законодательных документах.

Сам процесс делопроизводства подразделяется на целых 3 основные стадии, в которые входят следующие:

Создание различного рода документов Приказов, анкет и другого
Организация самого учета Движения всех документов
Архивное дело Непосредственно хранение документов

Причем важно отметить, что сам процесс хранения документов обязательно осуществляется стандартным образом.

При этом существуют некоторые сроки, в течение которых документы должны будут обязательно храниться.

Нередко они составляют несколько десятков лет. В дальнейшем, после истечения срока хранения, таковые документы должны быть соответствующим образом уничтожены.

С какой целью осуществляется

Ведение кадрового делопроизводства позволяет одновременно решить достаточно широкий перечень самых разных задач.

При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.

К таковым относятся в первую очередь:

Составление, а также последующее редактирование составленных документов Обязательно осуществляется учет всех законодательных норм
Ведется учет табельного рабочего времени В течение которого сотрудники осуществляли выполнение своих обязанностей по трудовому договору
Выполняется учет персонифицированного характера В соответствии с действующими нормами законодательства
Оформление трудовых соглашений В соответствии с определенными нормами
Подбор сотрудников с определенными личностными качествами Анализ анкет уже принятых на работу
Составление графика отпусков Всех сотрудников предприятия
Ведение воинского учета

Сегодня учет подобного рода позволяет одновременно решить обширный перечень самых разных задач.

Важно отметить, что делопроизводство обязательно должно выполняться в рамках законодательных норм.

В противном случае велика вероятность возникновения сложностей с трудовой инспекцией. Судебная практика по этому поводу достаточно обширна.

Но при этом крайне неоднозначна. Потому по возможности не стоит допускать ошибок. Так как величина возможных штрафом достаточно велика.

Действующие нормативы

Постановка делопроизводства может осуществляться только в рамках законодательных документов. При этом существует достаточно обширный список НПД, положения которого требуется обязательно соблюдать.

Отказ от этого может стать причиной проблемных ситуаций. Не допускается делать ошибки при оформлении документации рассматриваемого типа.

Так как это может привести к достаточно серьезным неприятностям. Основным документом, в рамках которого не только должно вестись делопроизводство, но и вообще осуществляться взаимодействие с сотрудниками, является именно Трудовой кодекс РФ.

Таковой документ определяет режим принятия на работу, а также все права и обязанности как сотрудника, так и его работодателя.

Данный НПД устанавливается Федеральным законом №197 от 30.12.01 г. Важно также отметить, что ежегодно осуществляется реформирование законодательства.

Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.

Источник: http://pravdinsk39.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulja-spravka-2019/

Кадровое делопроизводство – пошаговая инструкция 2019

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2019

Организация кадрового делопроизводства с нуля достаточно сложна. Бывает, кадровик не знает, с чего именно начать, чтобы не затруднить самому себе рабочий процесс. Для вашего удобства предлагаем краткий пошаговый алгоритм

Ведение кадрового делопроизводства с нуля

Организовывать документацию “с чистого листа” приходится в двух случаях:

  • Если организация только что учреждена.
  • Если становится понятно, что необходимо реставрировать и привести в порядок всю кадровую систему на предприятии.

Объем задач, стоящих перед кадровым специалистом, велик и требует не просто высокой квалификации, но и ее регулярного подтверждения и повышения. Для новичков в профессии доступны основы кадрового делопроизводства и обучение с нуля.

Что включает в себя кадровое делопроизводство? Каждое «движение» должно быть учтено и зафиксировано – начиная с найма новых работников, оформления личных дел и карточек, больничных и письменных обращений, кончая переподготовкой персонала и увольнением. Помимо этого, большое значение имеет аналитическая часть работы, направленная на сбор и анализ сведений о штате, составление разнообразных отчетов в государственные органы и фонды, а также планирование.

Сейчас делопроизводство находится в переходном этапе от бумажного вида к цифровому. Часть документации можно вести в электронном виде, существуют квалифицированные защищенные подписи. Тем не менее, пока большая часть деятельности кадрового специалиста представляет собой работу с бумагами.

Пошаговые инструкции

Расскажем о ведении кадровой документации на предприятии с нуля пошагово, в виде алгоритма.

Шаг 1. Определить ответственное лицо и подготовить материальное обеспечение. В зависимости от численности штата и особенностей конкретного предприятия возможны варианты.

Так , можно создать отдельное подразделение – кадровую службу или отдел учета и назначить руководителя. В настоящий момент этот момент никак законодательно не урегулирован. В практике считается, что оптимальная цифра для коммерческих предприятий – 150 до 200 работников на одного специалиста.

В небольших организациях до 100 человек возможно передать функции кадровика одному из работников, как внутреннему совместителю. Обычно это секретарь, бухгалтер либо офис-менеджер. Важно, чтобы «кадровая» ставка была внесена в штатное расписание, а трудовые функции отражены в соглашении с совместителем.

Если количество персонала недостаточно для создания отдельной структуры, а совместитель не будет справляться с объемами работы, необходимо выделить отдельную штатную единицу специалиста по кадровому делопроизводству.

Оснащение кадровой службы состоит из обычной офисной техники и канцтоваров. Необходимо снабдить компьютеры спецпрограммой для кадрового учета, а также антивирусником, для защиты персональных данных.

Иногда целесообразнее передать ведение кадровой документации на аутсорсинг в специализированную организацию.

В зависимости от того, насколько долгосрочным планируется сотрудничество, выбирается договор подряда (для небольших задач) или возмездного оказания услуг.

Также понадобится составить доверенность на нанятого специалиста, издать приказ о назначении и оформить акт приемки-передачи документов.

Шаг 2. Проверка учредительных документов. Наиболее распространенная ошибка – несовпадение наименований организации в кадровых бумагах и Уставе. Также необходимо уточнить, кто уполномочен принимать решения по трудовым контрактам и локальным нормативным актам, – зачастую на практике договоры о найме подписывает не тот, кто должен.

Шаг 3. Разработка и утверждение штатного расписания. Это основной документ, упорядочивающий количество и трудовые функции персонала. В него можно вносить любое количество изменений, которых потребует ситуация.

Расписание составляется либо по унифицированной форме Т-3, либо по бланку собственной разработки (в таком случае он должен быть утвержден как приложение к учетной политике организации).

► Штатное расписание на 2019 год: изменения, на которые опасно соглашаться

Шаг 4. Разработка структуры локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях возможен отказ от части либо всех актов – если предприятие относится к микропредпринимательству и все требуемые положения зафиксированы в трудовом договоре (ст. 309.2 ТК). Приведем перечень актов, обязательных для всех организаций:

  • Устав.
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК).
  • Положение об охране труда.
  • Документы, регламентирующие систему оплаты труда (ст. 135 ТК). Это может быть как отдельное Положение, так и параграфы в индивидуальных и коллективных трудовых контрактах.
  • Акты, в которых установлен порядок обработки персональных данных, права персонала, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  • График отпусков, который должен быть составлен не позднее середины декабря. Для новых организаций, начавших работу до середины года, график не оформляется.

Некоторые локальные акты необходимы не всем предприятиям, а в зависимости от условий работы: коллективный договор, положения о командировках и аттестации и т.п.

Акты необходимо согласовать с профсоюзом либо иным выборным органом. Если такового еще нет – согласование не требуется. Но обратите внимание, что каждый нанятый работник должен обязательно быть ознакомлен под подпись со всеми актами, причем еще до того, как он расписался в личном трудовом контракте.

► Пять локальных актов, без которых вам не обойтись в 2019 году

Шаг 5. Контроль данных о руководителе организации. Этот шаг включает в себя письменный запрос в МНС о наличии лица в реестре дисквалифицированных лиц (ч. 2 ст. 32.11 КоАП).

А также сверку записи в трудовой книжке, договора, приказа о приеме на работу и документов об избрании (назначении). В трудовой книжке 4 графа записи о найме должна содержать данные соответствующего разрешения. Также необходимо сопоставить даты, указанные в контакте, со сроком полномочий, указанным в учредительных документах.

► Проверьте трудовой договор руководителя вашей компании: Правительство утвердило новую форму

Шаг 6. Составление типовых бланков трудового договора. Стандартные унифицированные договоры используются в некоторых сферах: муниципальных и государственных учреждениях и микропредприятиях.

Остальные разрабатывают бланк сами на оснований требований 57-й статьи Трудового кодекса.

Мы рекомендуем на этом же этапе составить шаблон договора о полной материальной ответственности, если в организации есть необходимость подобных решений.

Чек-лист «5 пунктов, в которых недопустимы ошибки в трудовом договоре»

  1. Точные полные данные сотрудника и работодателя.
  2. Реквизиты документов, удостоверяющих личность (обычно это паспортные данные) физических лиц – работника и нанимателя, если он также физлицо.
  3. ИНН работодателя (кроме физлиц, не являющихся ИП).
  4. Данные о полномочиях и ФИО представителя организации, подписывающего договор.
  5. Дата и место заключения контракта.

► Типовой трудовой договор: как доработать до идеала

договора индивидуально. Обязательные условия труда приведены в ч. 2 ст. 57 ТК. Помимо них, в некоторых случаях указываются дополнительные условия:

  • Для срочного договора – причины, из-за которых выбирается этот вид контракта и срок.
  • Для вредных и/или опасных условий труда – характеристики условий и положенные выплаты-компенсации и гарантии.
  • Для нестационарных рабочих мест – условия труда: разъездной, в пути и т.п.
  • Для вакансий с графиком работы, отличающимся от принятого в организации – режим труда и отдыха.

Ошибки на этом шаге дорого обойдутся предприятию. Юридическое лицо будет наказано на сумму 50-100 000 р, причем некоторые инспекторы считают целесообразным умножать штраф на количество неправильных договоров (ч. 4 ст. 5.27 КоАП).

Некоторые кадровые специалисты предпочитают дополнить договор условиями, перечисленными в ч. 4 ст. 57 ТК. Это необязательно, но и запрета нет.

Шаг 7. Подготовка к ведению трудовых книжек.

  1. Определите уполномоченного сотрудника, который будет назначен ответственным за учет, ведение и хранение книжек. Его трудовая функция должна быть зафиксирована в договоре, должностной инструкции либо допсоглашении к контракту. Если заниматься книжками будет совместитель, он должен дать письменное согласие.
  2. Проверьте наличие бланков книжек, вкладышей в них и приходно-расходной книги по их учету. Они должны храниться в бухгалтерии, в отличие от книги учета движения книжек – последняя находится у кадровиков. Оформите книги правильно: пронумеруйте страницы, прошнуруйте, заверьте у генерального директоры и скрепите сургучом либо пломбой.

► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

Шаг 8. Подготовка проектов и шаблонов документов, необходимых для выполнения кадровых процедур.

Найм на работу:

  • Все локальные нормативные акты.
  • Трудовой договор, должностная инструкция.
  • Приказ о приеме на работу (форма Т-1 либо бланк, разработанный на предприятии).
  • Личная карточка Т-2.

Также понадобится табель учета рабочего времени и книга учета трудовых книжек (если книжки нет – запросите в бухгалтерии новый бланк).

► Учитывайте новые разъяснения Роструда, когда оформляете на работу

Изменения в трудовом контракте:

Дополнительное соглашение или соглашение об изменении условий (в зависимости от причин, вызвавших изменения). Также могут понадобиться, если ситуация соответствует 74 ст. ТК, письмо и уведомления об изменениях и предложения персоналу другой работы.

► Когда придется менять трудовой договор: шесть ситуаций с готовыми решениями

Перевод:

  • Распоряжение о переводе.
  • Дополнительное соглашение к контракту. Для постоянного перевода понадобится внести запись в личную карточку и трудовую книжку.

► Как перевести сотрудника на другую работу и не оказаться в суде

Отпуск:

  • График отпусков.
  • Извещения для персонала о приближающемся отпуске. Оно не требуется, если по какой-то причине даты отпуска определяются не по графику, а на основании письменного заявления работника.

► Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

Увольнение:

Полный пакет документов будет зависеть от причины, по которой работник покидает организацию. Это может быть заявление сотрудника (если увольнение по собственному желанию), соглашение о расторжении договора и др. В любом случае обязателен приказ об увольнении, на основании его будут внесены записи в трудовую книжку и личную карточку, а также книгу учета движения трудовых книжек.

Также необходимо проверить наличие всех необходимых журналов, в которых отражаются важные события в кадровых движениях. Помимо перечисленных книг, к ним относятся:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098159-19-m1-kadrovoe-deloproizvodstvo-v-2019-godu

Адвокат Пинчук
Добавить комментарий